¿Es aplicable la normativa de protección de datos al tratamiento de los datos de los trabajadores?
Sí. La legislación de protección de datos es de aplicación al tratamiento de datos efectuado por un empleador respecto de las personas trabajadoras. Es más, existe la posibilidad de que, además de la legislación existente, se creen incluso normas más específicas que ofrezcan mejoras en el ámbito de la protección del derecho a la protección de datos (sea mediante otras disposiciones legales o convenios colectivos)
¿En qué casos está permitido tratar los datos personales de los trabajadores?
Como sabemos, es necesario que el responsable del tratamiento cuente con una base jurídica que le legitime para tratar datos personales. En el ámbito de las relaciones laborales puede ser:
- Ejecución del contrato de trabajo. La empresa podrá tratar datos como el nombre y los apellidos de sus trabajadores, su fecha de nacimiento, su sexo, su nacionalidad, su formación previa o los datos imprescindibles para formalizar el contrato y ejecutar el trabajo.
- Cumplir las exigencias impuestas por la ley. Por ejemplo, cotización a la Seguridad Social, obligaciones fiscales, registro de jornada, información y consulta con los representantes de las personas trabajadoras, permisos de conducir si son necesarios para desempañar la actividad…
- Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado, y sobre la base de determinados requisitos.
- Por ultimo, cuando la base jurídica sea el consentimiento
- Debe ser inequívoco, de modo que requiere una manifestación del afectado o una clara acción afirmativa (el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción, no constituyen consentimient
- Debe ser libre y específico, no es lícito sustituirlo por un consentimiento indirecto y plural mediante la negociación colectiva)
- Existen otras bases jurídicas excepcionales: por ejemplo, la protección de intereses vitales del afectado o de otra persona física.
¿Es necesario informar a los trabajadores sobre el tratamiento de datos que se lleva a cabo?
La respuesta es SI. El responsable debe informar a las personas trabajadoras, de forma concisa, transparente, inteligible, con un lenguaje claro y sencillo.
Para ello, la información facilitada no debe contener lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada, y deben evitarse expresiones indefinidas como «podría», «algunos», «frecuentemente» y «posible»”
Es recomendable adoptar un modelo de información por capas, mediante una primera capa con información básica, facilitada en el mismo momento en el que se recojan los datos, y una segunda capa más detallada.
¿qué plazos de información sobre el tratamiento de datos debe manejar el responsable?
- Cuando los datos se obtengan del afectado (por ejemplo, a través del currículum vitae) la información debe proporcionarse en el mismo momento en que el empleador recabe los datos.
- Cuando los datos no se obtengan del afectado la información debe proporcionarse dentro de un plazo razonable, y a más tardar en el plazo de un mes, con las siguientes precisiones:
- Si los datos personales han de utilizarse para una comunicación con el afectado, debe informarse a más tardar en el momento de la primera comunicación a dicho afectado.
- Si está previsto comunicarlos a otro destinatario, a más tardar en el momento en que los datos personales sean comunicados por primera vez.
¿Basta solo con incluir cláusulas informativas de protección de datos en el contrato de trabajo?
No, no es suficiente.
Incluir estas cláusulas en el contrato de trabajo es, simplemente, un medio. Sin embargo, existen ocasiones en que un tratamiento de datos concreto EXCEDE lo necesario para el cumplimiento del contrato de trabajo. En este caso es necesario contar con una base jurídica para efectuar dicho tratamiento, como puede ser el consentimiento.
La mera información no equivale al consentimiento, por lo que la incorporación en el contrato de trabajo de la información relativa a este tipo de tratamientos no es por sí misma una base jurídica.
Por ello, lo recomendable es separar el contrato de trabajo de otros documentos a través de los cuales el empleador solicite a la persona trabajadora el consentimiento para poder realizar tratamientos que no están comprendidos dentro de la ejecución de la concreta relación laboral.
